Три четверти документов в формате Microsoft Word содержат в своем теле информацию, которую автор не планировал сохранять, утверждают исследователи из компании Workshare.
Более того, 90% тех, кто сам того не подозревая, сохраняет и передает лишнюю информацию, даже не знают о том, что такое возможно. Конфиденциальная информация, обнаруженная исследователями, относилась к срокам контрактов, коммерческим секретам и сделкам с клиентами. Скрытые записи в файле могут содержать данные, которые впоследствии были изменены. Если документ до публикации правится разными людьми, то в результате он «обрастает» информацией, обнародование которой не входит в планы авторов.
В отчете о результатах нового исследования, озаглавленного «Опасность совместного использования документов» (Risk of Sharing) и осуществленного независимой консалтинговой компанией Vanson Bourne, рассматриваются результаты анализа файлов, подготовленных 300 компаниями из Великобритании, США и Австралии. Выяснилось, что в целом до 31% файлов в формате Word содержат весьма «щекотливую» информацию. В некоторых компаниях дела обстоят особенно неблагополучно — до трех четвертей всех документов попадают в группу «высокого риска». Больше того — 90% компаний не имеют ни малейшего представления о том, каким именно образом уже утекает или может утекать от них закрытая и служебная информация.
В Microsoft знают об этой проблеме. Программисты корпорации разработали специальную программу для Windows, которая удаляет всё лишнее из офисных файлов. «Программное расширение Remove Hidden Data представляет собой средство, с помощью которого пользователь может удалить персональные данные либо скрытую информацию, которая не должна быть выявлена при просмотре документа в приложении Microsoft Office», — говорится в инструкции, помещенной на сайте Microsoft. Компания рекомендует воспользоваться данным средством перед передачей или публикацией любого документа в формате Word. Правда, оно существует только в версии для платформы ПК — аналогичного средства для Word, установленного на компьютерах Apple, нет.
Эксперты Workshare выяснили также, что немало важных сведений можно почерпнуть из метаданных, хранящихся в файле. Они важны еще и потому, что реконструкция файла на всех этапах его создания может оказаться неполной — в среднем, только 40% правок, вносившихся в текст, присутствуют в финальной версии документа.
Особенно высвечивает значимость проблемы, полагает г-н Пирсон, тот факт, что контрольные государственные органы непрерывно активизируют надзор, а законодательные нормы становятся все более жесткими. Использование документов в формате Word может причинить компаниям немало неприятностей.
